Capsule d’amélioration : Prévoir les dépenses avec confiance

De quoi s’agit-il?

Une approche simple pour prédire et gérer vos dépenses avec précision, afin que votre organisme demeure financièrement stable et proactif.

Pourquoi ça fonctionne

Les organismes à but non lucratif sont souvent confrontés à des fluctuations de financement et à des coûts imprévus. Un processus de prévision clair et proactif permet d’anticiper les besoins, d’ajuster les plans tôt et d’éviter les déficits financiers.

Réflexion : Pourquoi c’est important pour vous

Avant d’améliorer votre approche budgétaire, prenez un moment pour réfléchir à ces questions :

Quels défis ai-je rencontrés dans mes prévisions budgétaires? Ai-je sous-estimé certains coûts, eu des difficultés de liquidités ou manqué de visibilité sur les tendances?
Qu’est-ce qui m’a empêché·e d’améliorer mes prévisions budgétaires jusqu’ici? Des données limitées? Le manque de temps? L’incertitude liée aux dépenses futures?
Qu’est-ce qui va changer maintenant? Quelles nouvelles habitudes ou quels nouveaux outils puis-je mettre en place pour assurer une planification financière plus précise?

Comment l’utiliser dès maintenant

Utiliser la règle du 80/20 : Identifiez les 20 % de dépenses qui représentent 80 % de votre budget (ex. : salaires, loyer, coûts majeurs de programme). Commencez vos prévisions avec ces postes.
Distinguer les coûts fixes et les coûts variables : Dressez la liste des dépenses constantes d’un mois à l’autre et de celles qui varient. Cela permet d’anticiper les coûts susceptibles de changer de façon inattendue.
Examiner les tendances passées : Passez en revue les dépenses des dernières années (de 1 à 3 ans). Repérez les tendances saisonnières et les facteurs externes susceptibles d’influencer les coûts (ex. : inflation, hausses des dépenses en fin d’année, ralentissement du financement).
Tenir compte des coûts « cachés » : Pensez aux dépenses imprévues, comme le roulement du personnel, les réparations d’urgence, l’inflation. Prévoyez une marge de contingence (environ 5 à 10 % du budget).
Effectuer une mise à jour mensuelle plutôt qu’annuelle : Planifiez une rencontre mensuelle pour mettre à jour les prévisions en fonction des données réelles.

Exemple concret

Au lieu de :
« Nous avons épuisé le budget de formation plus tôt que prévu. »

Essayez :
« Selon les données de l’an dernier, les coûts de formation augmentent au troisième trimestre. Il serait prudent de prévoir une réserve dès maintenant. »

Pour aller plus loin

Utilisez un tableau de prévision simple qui se met automatiquement à jour en fonction des dépenses réelles, afin de pouvoir vous ajuster rapidement.

Servez-vous de l’intelligence artificielle pour repérer des tendances dans vos dépenses. Envisagez d’intégrer trois années de dépenses dans un système sécurisé d’IA pour voir ce que révèlent les données.